Je bent hier:
  • Home /
  • Blog
    Je bent hier:
  • Home /
  • Blog /
  • Tijd schrijven kost tijd
Tijd schrijven kost tijd
Jascha Tuinier

Binnen creatieve bureaus bestaat vaak een onderscheid tussen de studio en management. Het tijdschrijven wordt door creatieven vaak gezien als een administratieve verplichting die bij management vandaan komt. Maar creatieven willen niet afgeleid worden door administratieve taken. En terecht. In een organisatie verdeel je de rollen en taken, en administratie is geen taak die hoog op het lijstje van de ontwerper staat. Daarom wil je ervoor zorgen dat het makkelijk uren bijhouden is.

 

Tijdbesteding per rol

Bij veel bureaus is er een duidelijke verdeling te maken in de tijdsbesteding per rol:

Een verdeling van bestede tijd tussen creatieve werknemers en eigenaars (in deze gevallen met een creatieve achtergrond en rol).

 

Tijdsbesteding creatives

De creatieven van je onderneming besteden 75% van hun tijd aan design. De overige 25% gaat ‘op’ aan interne en projectbesprekingen. De een wat nuttiger dan de ander.

 

Tijdsbesteding creative founder/eigenaar

Als eigenaar probeer je je werk zo goed mogelijk te balanceren. 30% van je tijd besteed je aan de bedrijfsvoering in de breedste zin van het woord. Dat noemen we ook wel ‘brandjes blussen’. Er gaat ook zo’n 30% van je tijd zitten in projectbesprekingen. De overige 40% verdeel je tussen de creative strategy en interne besprekingen.

 

Tijdsbesteding projectmanagement

Het projectmanagement besteed zo’n driekwart van z’n tijd aan het managen van projecten. Er gaat 15% naar de interne besprekingen en de laatste 10% besteden ze aan de bedrijfsvoering.

 

Kunnen jouw medewerkers al makkelijk uren schrijven?

 

Maak uren schrijven makkelijk

Om eerdergenoemde redenen wil je toch inzicht hebben in de tijdsbesteding van je medewerkers. Tegelijk wil je de administratieve belasting van creatieven (of eigenlijk van iedere medewerker) zo laag mogelijk houden.

Zorg voor:

  • een goede verdeling van taken;
  • de juiste verhouding van soorten werkzaamheden per medewerker;
  • tools voor je administratie het uren schrijven zo makkelijk mogelijk maken.

Excel is een ontzettend mensonvriendelijke omgeving om tijd in te schrijven. Met een hoop programmeerwerk is een deel van de hassle in Excel nog wel weg te halen, maar het blijft een omgeving voor boekhouders en fans van tabellen. Slechte optie, dus.

 

Met gebruiksvriendelijke tools die je administratie eenvoudiger maken, wordt tijdschrijven misschien zelfs een feestje. Maak er een mooie routine van: om 16:45 gaat de Sonos wél keihard aan en vult iedereen dansend zijn uren in.

 

Simplicate biedt naast de overzichtelijke weektabel nog andere manieren van uren registreren en inplannen: via de agenda-weergave, via de timer plug-in in Google Chrome en met de Simplicate iPhone en Android apps. Beter idee, al zeg ik het zelf 😉.

 

Meer lezen over tijdschrijven binnen creatieve bureaus? Lees dan de andere vier artikelen in deze reeks.  

Als eerste op de hoogte van de beste blogs